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【デザイン応用】スライド・資料作成で時間がかかる?その原因と対策のまとめ4選

こんにちは!理学療法士のあひるです

今回はスライド・資料作成における時間効率に着目した内容となっています

スライド作成って本当に時間がかかりますよね…

資料作成にしても、普段の業務に+αとなってしまって時間を取ることが難しい方も多いのではないでしょうか?

あひるくん

私は確実にその1人です

しかし実際は、正しい手順に従って行うことで驚くほど効率よく作業することが可能です

私は社会人になって10年以上、様々な資料、スライド、講演原稿などを作成してきました

これにどれだけ時間を割かれたことか…

資料作成に膨大な時間を費やしているあなたの役に、少しでも立ちたいと思ってこの記事を書きました

今回の記事ではこんなことがわかります

  • スライド・資料作成に時間がかかってしまう理由
  • 効率的に作業を進める対策とツール
  • スライド・資料を作成する前にすべきこと

あなたの現状を把握したうえで今回の手順に沿ってやって頂ければ、確実に効率よく作業を進めることができます

本記事の結論
  • いきなりスライド資料を作り始めるのはNG
  • 様々なツールを駆使して作業効率をUPさせよう
  • 正しい手順に沿って作業することで効率よく進行することができる

もうだらだらスライド・資料作成に時間を奪われるのではなく、あなたの貴重な時間を他に有効活用しませんか?

それではさっそく行きましょう!

目次

スライド・資料作成で時間がかかる理由は4つ

まずはじめに、どうしてスライドや資料を作成する際に時間がかかってしまうのでしょうか?

それには主に、以下の理由が挙げられます

  • いきなりスライド・資料を作り始めてしまっている
  • スライドのデザインがなかなか決められない
  • 集中して作業する時間が取れていない
  • 何から手を付けていいか分からない

いかがですか?

1つでも当てはまっているのであれば、あなたの問題を解決する糸口が見つかるかもしれません

1つずつみていきましょう

いきなりスライド・資料を作り始めてしまっている

とても多いパターンかと思いますが、個人的にはいきなりPowerPointを開いてスライド作成するのはおススメしません

というか、NGではないかとも思っています

いきなりスライドを作ってしまうと目的や構成が不明瞭なため行き当たりばったりとなってしまい、結果的に多くの時間がかかってしまいます

スライドのデザインがなかなか決められない

デザインに関しては個人差もあると思いますが、こだわる人はここで悩まれることも多いですね

完璧主義の人に多く、色々調整を加えることで作業量が増えてしまい、これも時間と労力の消費になってしまうことも…

これに関してはPowerPointの「スライドマスター」という機能を用いることで効率化を図ることができます

こちらに関しては後述します

集中して作業する時間が取れていない

これも多いですね

というか大半の方がしっかり時間確保出来ていないのではないでしょうか

人は集中状態に入るまでに約20分かかると言われていますが、その確保すら難しいですよね

しかし毎回集中力が途切れてしまうことは効率が低下し、完成まで時間がかかってしまいます

それとこれは補足ではありますが、自宅で作業する際に結構当てはまってしまう方も多いのではないでしょうか

それは

ついスマホを触ってしまう

という点です

そのような方には以下の動画がおススメです

動画を見る時間も無い方もいるかもしれませんので一点だけ要点をお伝えすると

スマホのデフォルト(初期設定)を変える

これだけです

簡単にいうと、反応しなくても良い状態、つまりスマホを空っぽにします

もしこれが出来るようになれば、確実に『無限の泉』と表現させるスマホから時間を奪われる機会を減らすことができます

ぜひ活用してみてください

何から手を付けていいか分からない

ここに関しては、スライド作成に慣れていない方に多いのかなとも思います

PCのソフトウェア自体に慣れていなかったり、PowerPointの装飾、デザインなどなど…

正しい手順を知らないまま闇雲に進んでいって、時間がかかるのは当たり前です

実は資料作成前にやるべき正しい手順というものがあります

こちらに関しては記事の後半で記載していますので、何から手を付けていいか分からない方はぜひご覧ください

時間効率が大幅UP!対策4つをまとめて紹介

今回ご紹介する方法は以下の4つです

  • クイックアクセスツールバー
  • スライドマスター
  • 色相環を利用する
  • 構成を作成するマストアイテム:マインドマップ

今回はあくまでもまとめですので、各詳細は別記事で紹介させて頂きます

簡単に1つずつ見ていきましょう

クイックアクセスツールバー

こちらはマイクロソフトオフィスの各ソフトについている機能です

使用頻度の高い機能や任意の機能をショートカットボタンで配置することが可能です

この左上にあるのがクイックアクセスツールバーです

だいたいデフォルトでは

  • 「上書き保存」
  • 「元に戻す」
  • 「やり直し」
  • 「スライドショー」

などのボタンが配置されているかと思います

このツールバーの右端にある下向きの三角に触れると

こんな感じであなたに合った設定に変えることができます

『リボン』という、クイックアクセスツールバーとスライドの間に表示されている編集のための機能(コマンド)がまとまっている領域からツールバーに追加・削除することもできます

慣れるとあなたがよく使う機能を集約することができますので、作業効率を上げることができます

スライドマスター

こちらはスライド全体のデザインを設定する際に知っておくと大変便利な機能です

スライドマスターとは、

  • 背景
  • フォント
  • サイズ
  • 位置

などをあらかじめ設定できる、いわばデザインの設計図のようなものです

「表示」タブの「マスター表示」というところにあります

これをクリックしてみると

こんな画面になります

初めて触られた方は見慣れない画面のため、少し戸惑うかもしれません

この画面でデザインを決めると、全てのスライドにデザインが適応されます

また資料作成の途中でデザインを変更したくなった場合も、スライドマスター画面で編集すれば他のスライドにも適応できます

色相環を利用する

デザインを決める上で重要となるのが「色使い」です

こちらは別記事に詳細があります

この色使いでは

  • ベースカラー
  • メインカラー
  • アクセントカラー

といった主に使う3つの基本色を決めることで全体に統一感を持たすことができます

しかしそもそもその色を決めるのが難しい…

そこで活用できるのが『色相関』です

この色の輪のことを『色相環』といいます

強調色であるアクセントカラーはメインカラーと補色関係(正反対に位置する色)になる色にすることで効果的に注目させることができます

この色の輪から選ぶことで、適切な補色を選択することができますので参考にしてみてください

ただ、もっとセンスのいい色使いをしたい!といった方もおられるかと思います

そこでご紹介するのが『Adobe Color』です

ひよこちゃん

アドビ―カラー?

あひるくん

Adobe(アドビ)が提供している無料の配色デザインソフトの事です

私も愛用しており、直感的な操作でバランスの良い配色デザインを作り上げることが可能です

こちらが実際の場面です

使い方はとてもシンプルです

  • カラーハーモニールールを選択
  • カラーホイールを動かす
  • カラーコードをコピー

その他にも「探索」から好みの組み合わせを探すこともできます

「ライブラリ」に保存することで、1から探さなくても使用することができます

こちらも大変便利ですので、ぜひご活用ください

詳細は別記事で紹介します

構成を作成するマストアイテム:マインドマップ

そもそもマインドマップというものをご存じない方もおられるかも知れません

マインドマップとは

学習能力や理解能力を高めるための脳の使い方のこと

を指します

議題となるメインテーマを配置して、テーマから連想されるアイデアや情報を線で繋げながら、分岐させるように放射状に展開していく思考方法です

他にも

  • アイデアマップ
  • メモリーツリー
  • ロジックツリー

など複数の呼び名があります

以前は紙に書いて思考を整理することが中心でしたが、最近ではPC上で管理できるソフトが多数出てきました

代表的なソフトを挙げると

  • Xmind
  • Mindmeister
  • MindMaster

などがあります

クラウド上で使うのであれば『MindMaster』『Mindmeister』、自身のPC上のみで完結させるのであれば『Xmind』といった感じでしょうか

ただしMindmeisterは無料版では3つまでしかマインドマップを作製できません

それを踏まえた上で自身の用途に合わせて選んでもらえたらと思います

私は必ず資料やスライド、ブログの下書きなどを作成する際には必ず使うようにしています

こんな感じですね

これを作ることで、資料の構成や順番が決まり、滞りなく作成することができます

ぜひ活用してみてください

スライド・資料作成前にすべきこと

最後にスライド・資料作成をする前にすべきことを簡単にお伝えします

私はスライド・資料作成する上での下地作りが全体の8割にも当たると考えています

絶対にこれがマストというワケではないと思いますが、

  • スライド・資料作成にどうしても時間がかかってしまう
  • 人にプレゼンする際に話が長くなってしまう
  • 自身の考えや思考をまとめることが苦手

といった方はぜひやってみてください

資料作成のみならず、人に何かを伝える際の思考整理にも役立ちます

手順としては以下の4つになります

  1. 目的を定める
  2. テーマの設定
  3. 情報を整理
  4. 構成(全体像)

目的を定める

まず初めに目的を定めましょう

なぜこの発表を行うのかを明確にし、可能であれば発表後の読み手・聴講者にどう行動してほしいのかまで考えられるとベストです

テーマの設定

次に資料を作る際のテーマを設定します

先ほどの目的と似ていますが、ここでは読み手の「課題や展望」を起点にすると良いと思います

読み手のみならず、その業界でまだわかっていないことや課題に着目することで、どうしてこの資料を作らないといけないのかが明確になります

情報の整理

その次に行うことは、情報の整理です

今作っている資料にある、あなたのメッセージに根拠を加えることで説得力を増すことができます

論文や世論など、メッセージの裏付けとなるデータなどを付け加えて客観的に情報を整理していく段階です

構成を考える

最後に資料全体の構成(全体像)を練ります

そこで活躍するのが、先ほどご紹介した『マインドマップ』です

ここで資料をどの順番で作成していくのか、端的な文言で樹木のように思考を整理していきます

ここまで読んで頂いて申し訳ないですが

え、めんどくさ…

って正直思いませんでした?

あひるくん

私も最初は思いました

でも考えてみてください

この手順を踏まないことで途中横道に逸れてしまったり、何度も何度も修正したりと結果的に莫大な時間がかかってしまったことを…

慣れないうちはめんどうに感じるかも知れませんが、まずは是非やってみてください

やってみることで少しずつあなたの資料作成スキルが上がっていきますし、確実に時間短縮に繋がります

さらに詳細な作成手順は別記事で紹介しますので、こちらも参考にして頂けると嬉しいです

今回の記事のまとめ

今回はスライド・資料作成における『時間効率』に着目してご紹介しました

本記事の要約
  • スライド・資料作成に時間がかかる理由は主に4つ
  • いきなりスライドから作り始めるのはNG
  • ついスマホを触ってしまう人は、デフォルトを変えよう
  • 時間効率を上げるツールを4つ紹介
  • クイックアクセスツールバー、スライドマスターであなたに合ったカスタマイズを
  • デザインで悩む場合は『Adobe Color』を使ってみよう
  • 構成を作成する際には、マストアイテムであるマインドマップを使おう
  • 正しい手順に沿って、効率よくスライド・資料作成をしていこう

今回の内容は、正直難しいと感じる方もいるかも知れません

しかし逆にいえば、これをすることで他の方と圧倒的な差を生むことが出来ます

出来ることからで構いませんので、少しずつやっていきましょう

最後までお読みいただき、本当にありがとうございました

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